5 Dicas para trabalhar com arquivos “pesados” no Excel

Provavelmente você já teve problemas ao abrir um arquivo muito pesado no Excel. Pode ter acontecido de seu computador ficar muito tempo processando os dados, gerando lentidão e consequentemente reduzindo a sua produtividade.

Apesar de sua versatilidade e dinamismo, ao trabalhar com planilhas e fórmulas muito extensas, segmentação de dados, etc., o Excel pode acabar apresentando lentidão no processando e na exibição de algumas informações.

Essa lentidão pode ser um indício de que os recursos do Excel estão sendo insuficientes para processar sua planilha, modelo ou relatório de forma eficaz.

Num primeiro momento, a ideia seria que você revesse a forma de construção da planilha, buscando maneiras mais otimizadas, que demandem menos processamento ou que considerasse migrar esse seu projeto para outro aplicativo ou programa mais robusto, como o Power BI ou Qlik Sense, por exemplo.

No entanto, se você ainda precisa continuar trabalhando com esse material no Excel, neste artigo iremos te ajudar com 5 dicas que facilitarão o trabalho com arquivos “pesados”.

1. Feche outros Programas

Pode parecer algo óbvio ou simples demais, mas devido aos programas abertos simultaneamente consumirem processamento e memória, fechar aqueles que não estiverem sendo utilizados no momento, pode reduzir drasticamente a lentidão ao processar os dados de uma planilha no Excel.

Ao processar os dados da planilha, com arquivos muito pesados a utilização de processador do seu computador costuma chegar próximo dos 100%.

Por curiosidade, você pode consultar se isso está ocorrendo em sua planilha clicando com o botão direito na barra de ferramentas do Windows, em seguida, no menu Desempenho, conforme a imagem a seguir.

1 – Gerenciador de Tarefas do Windows 10 – Desempenho – CPU

Para fazer o teste, abra o Gerenciador de Tarefas do Windows e visualize-o logo após seu Excel começar a reprocessar a planilha.

Você observará um pico de utilização no gráfico da CPU, o que indicará o elevado consumo de processador.

Vale comentar também que programas de edição de vídeos ou imagens também podem demandar um alto desempenho do processador.

Portanto, para trabalhar com planilhas “pesadas” no Excel e de maneira mais otimizada, recomendamos que feche outros programas, principalmente aqueles que demandam maior utilização do seu processador.

2. Desabilite o cálculo automático

Por padrão do Excel, a função de cálculo automático fica habilitada.

Enquanto isso ocorrer, sempre que você fizer qualquer alteração, seja digitar um número ou alterar a fórmula em uma única célula, o Excel recalculará todas as planilhas abertas.

Em arquivos “pesados”, esse reprocessamento constante atrapalha muito e, por vezes, acaba tornando o trabalho menos produtivo.

Assim, ao desabilitar o cálculo automático, você poderá fazer “n” alterações e, somente quando desejar, poderá solicitar ao Excel que recalcule as informações, pressionando a tecla F9 ou utilizando outro recurso que explicaremos a seguir.

Para desabilitar o cálculo automático no Excel 2016, acesse o menu superior, clicando em “Fórmulas”, em seguida clique em “Opções de Cálculo”. Então, marque a opção “Manual”.

2 – Desabilitando o cálculo automático – Excel 2016

3. Recalcule apenas células específicas

Após ter desabilitado o cálculo automático, você poderá recalcular somente uma célula ou um intervalo de células, o que será muito mais rápido do que fazer o Excel reprocessar todas as planilhas abertas.

PS: Essa dica é válida para células que contenham fórmulas.

Para fazer isso, utilize o comando “Ctrl + L”, abrindo o menu “Localizar e substituir”, conforme a imagem a seguir.

3.1 – Localizar e substituir – Excel 2016

Em seguida, clique na aba Substituir. No campo “Localizar”, digite =

Faça o mesmo no campo “Substituir por:”

Após isso, selecione a célula o ou intervalo de células que deseja recalcular. Em seguida, se for apenas uma célula, selecione-a e clique em “Substituir”. Se for mais de uma célula, clique em “Substituir tudo”.

3.2 – Localizar e substituir – Excel 2016

Está feito! Você irá observar que o Excel atualizou os valores somente nas células selecionadas. Todo o restante da planilha permanecerá inalterada.

4. Utilize a tabela dinâmica

Quando você necessitar analisar uma tabela com muitas linhas (base de dados), prefira utilizar tabelas dinâmicas em vez de aplicar filtros diretamente na tabela. O filtro direto na tabela acaba se tornando inviável para planilhas com grandes quantidades de linhas, basicamente, devido a maneira como o Excel processa as informações para o filtro.

A tabela dinâmica é um recurso do Excel mais apropriado para análise de dados, permitindo maior flexibilidade e agilidade.

Trazendo para prática, quando precisar avaliar uma base de dados muito extensa, gere uma tabela dinâmica sobre a mesma, analise os dados na tabela dinâmica e depois volte a base de dados para fazer os ajustes necessários.

Acredite, isso pode te fazer economizar um bom tempo!

5. Remova vínculos desnecessários

É comum você pegar uma planilha para atualizar ou fazer manutenção. Muitas vezes essa planilha foi construída por outra pessoa e pode haver vínculos desnecessários para aquilo que você estiver trabalhando no momento.

Caso tenha certeza que a parte essencial da planilha não possui vínculos e mesmo assim souber que há vínculos desnecessários na planilha, remova-os para otimizar o tempo de processamento do Excel.

Para remover os vínculos, clique no menu “Dados”, depois em “Editar Links”, abrindo a janela a seguir:

4 – Editar Links – Excel 2016

Logo após, selecione os vínculos existentes e clique em “Quebrar vínculo”.

Pronto! Sua planilha não possuirá mais vínculos com outros arquivos e tenderá a ficar mais rápida.

Essas foram nossas dicas para ajudar a melhorar sua produtividade no Excel.

Se alguma dessas dicas te ajudou, por favor, não deixe de comentar.

Caso tenha dúvidas, críticas ou sugestões, envie-nos e responderemos o mais breve possível

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😉

Rafael Rigatto
Rafael Rigatto

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